小计

Excel®是一款强大的计算机程序，可执行多种任务，从创建个人预算和补充会计文件到排除会计软件故障，甚至编写一些软件。尽管它提供了这么多功能，我们中的许多人仍然只使用了它的一小部分功能。本系列- Excel Pro Tips -涵盖了一些最好的公式，表格，条件格式和其他过程，使用户受益。今天的文章着眼于Subtotal函数，这是一种更好的求和方法。

背景

对于某些报告和财务报表(如损益表)，我们通常会有一系列的类别，然后是该系列的小计。这个过程重复了很多次。在报表或报告的最底部，有一个总数，上面所有的数字被加到一个最终的、包装得很好的数字中。在很长一段时间里，我使用的是Excel中的求和公式。我会用=SUM(B1+B2+B3)或=SUM(B22:B32)来计算每个级数的小计，然后总和公式会引用上面的每个和公式。随着时间的推移，类别被添加或删除，公式会变得混乱，需要进行修复。有一个更好的办法来处理这种情况。

小计

不管你信不信，Excel实际上做了一个公式叫做小计。它的工作原理很像求和公式，但有一个主要优点。小计公式将单元格范围内不是其他小计的所有数字相加。所以，如果我对每个类别系列使用小计公式，它会像求和公式一样将数字相加。当我得到最后一个总公式时，我不会只引用总单元格。我想引用这个系列中的每一个类别。如果我的分类编号和小计在单元格C3到C87中，那么C88中的总数公式将为=SUBTOTAL(9,C3:C87)。这个公式会将遇到的每一个数字相加，但跳过其他小计的结果。太棒了，对吧?

9是怎么回事?

有些人可能发现上面的小计公式在单元格引用之前有数字9。9是干什么用的?我再解释一下这个公式。小计公式最好被认为是一个标签。这个标签允许我做一些有趣的事情，就像前面提到的那些。Excel中的小计不是一个数学过程。

对于每个小计公式，我们需要指定小计需要执行什么数学运算。这就是9的作用所在。如果在Excel中启动公式并键入=SUBTOTAL(，则会在公式旁边弹出一个建议框。该框将有建议，如2 -计数，4 -最大，和9 -总和。这些是小计可以计算的数学函数。所以，如果我想找出数列中的最大值，我将使用数字4，=SUBTOTAL(4,B3:B32)在下一个单元格中，我可以用另一个小计函数来加这个级数，因为我的极大值公式有小计标签，我不用担心这个特定的数被包含进来。

试试这个公式吧!请电邮至aduerfeldt2@unl.edu为以后的文章提供主题。