背景

建立任何财务记录保存设备的一个关键部分是一致性。一开始，你可能不会想太多。只要我有支出记录，这就够了，对吧?到了年底，当我开始寻找我需要发送1099的个人时，会发生什么?有些条目列出了“John S. Trucking”，而另一些条目列出了“Smith Trucking?”它们加在一起需要1099，但是像sumif这样的公式并不知道所有这些都是一个。这只是许多指出需要一致性的例子中的一个。Excel有一个很好的工具可以帮助你，它叫做数据验证。

数据验证

假设我们有一个用于跟踪支出和收入的标准账本(图1）.

图1。使用Excel中的数据验证功能可以更容易地对条目进行一致命名。

只要我们没有按错键，如果上面输入的前几个字母有其他实例，Excel就会自动填充列B。如果我们按错了键，或者输入了完全不同的名字怎么办?然后，就出现了一个问题。解决方案是数据验证。通过数据验证，只允许输入特定的条目。

首先，您需要在工作簿中新建一个工作表。这将是所有新供应商的主输入。A1列类型供应商/收入来源名称，这只是一个标签，用来记住它是什么。在A2中键入您要添加的第一个企业或人员。继续向下列A，添加所有与您有交易的企业。

现在是数据验证部分。回到分类帐并突出显示列B中您想要有验证需求的每个单元格。在Excel ribbon中单击数据选项卡。下数据工具，点击数据验证．将出现一个带有选项的下拉框。点击第一个被调用的数据验证．在弹出窗口中，您需要更改一些内容。首先,允许将需要从任何值切换到列表．然后，对于源在列A中，我们需要引用另一个表格中的单元格，在列A中保留一些额外的空白单元格，以便将来添加。

要变得更花哨，请单击错误警报选项卡并更改风格来警告．然后单击好吧．你会发现，在我们的分类账上，B栏现在有一个下拉列表，可以选择供应商的名称。您还可以像以前一样输入名称，而不使用下拉列表。但是，如果名称不在列表中或拼写不同，则会弹出警告消息。

该警告将为您提供四个选项。前两个是很重要的。如果您不想将供应商添加到总清单在另一张纸上，你可以打是的强制输入到单元格中。如果名称中有错别字或希望将供应商输入总清单点击没有．然后将供应商添加到总清单并在供应商表格上重新输入交易，或纠正打印错误。

最后一点:你总是可以回到数据验证调整源公式或更改任何其他特性。

试一试，给我发邮件告诉我以后文章的主题。