将纸质收据与Quicken或QuickBooks交易绑定

每个人都知道这种感觉。你的车库、衣柜、阁楼，以及几乎所有你能想到的地方，都塞满了一箱箱的盒子，存放着所有珍贵的收据和发票。对于美国国税局来说，从你提交原始申报表之日起，你需要将文件保存3年，对于某些毫无价值的证券或坏账索赔，你甚至需要保存7年。根据系统的不同，存储所有这些纸质文档可能是一种负担，是以后发现的噩梦。

如果我告诉你还有别的办法呢?这是一种满足国税局所有期望的方法，为您的家庭节省宝贵的存储空间，并使您和您的会计审查交易时的生活变得简单。答案是数字记录，证明文件的扫描副本。我做过，比你想的要简单。

每个人都会问的第一个问题是:“使用扫描文件合法吗?”这是一个有道理的观点。美国国税局有一个收入公告来解决这个问题。税收公告97-22规定，只要符合特定准则，扫描收据是可以接受的。这些指导方针相对简单。扫描件必须与原始文件完全相同，并包含所有准确的信息。在当今科技的发展下，这已成为一项简单的任务。从智能手机相机应用程序到指定的独立扫描仪，为收据和发票创建清晰、完美的图像是一个相对快速、不痛的过程。

第二个问题是“我如何将这些扫描文件与我的记录保存软件(如Quicken或QuickBooks记录)绑定?”Intuit也让这个过程变得相当简单。通过智能手机输入交易，将会有一个摄像头图标上传图片并将其附加到交易中。用电脑的话，就多了几个步骤。第一步是将收据的数字副本保存到你的电脑上。有几种方法可以完成这个过程。当您输入交易时，您可能会注意到日期下面有一个回形针。这是第一种方式。第二种方法是右键单击事务行，然后将鼠标移到附件上。将扫描文件绑定到记录的第三种方法是使用记录屏幕右侧的齿轮图标，然后将鼠标移到附件上。 All three methods will bring up a menu that will have an “Add” button with options asking where to get the document image to attach to the transaction. Once you have added the documents, click "Done." The paper clip below the date will now show continually with that transaction. Click on the paperclip and the document image will pop up.

第三个经常被问到的问题是“应该如何处理纸质原件?”这个问题你得自己回答。有些人觉得把纸质书放在随手可得的地方更舒服。其他人则会在扫描后将纸质副本撕碎。这两种方法都不对。唯一的建议是确保定期备份这些数字信息。在线云存储、u盘、cd——你用哪一种并不重要，只要你觉得安全，在电脑崩溃的时候，你有一个备份。

要创建备份，您需要备份计算机上实际附加的文档文件夹。软件备份不包含附件文档。

希望这能为存储和可访问性这一古老问题提供有价值的解决方案。见鬼，有些人甚至会觉得这个过程有点有趣。如果你的会计和你一起做客户数据评估，他们会喜欢有数字记录的，也许你可以开始使用节省下来的空间做一些有趣的事情。